辦公家具是由功能、材料、結構、外觀形式四種要素組成，這四種因素既相互聯系又相互制約，促進辦公家具的發展。下面分別闡述這四個要素的主要內容及相互之間的關系。
1、功能
任何一件辦公家具都是為一定的目的而設計制作的。因此功能構成是構成辦公家具的中心環節，是主導因素，是辦公家具存在與發展的動力。在進行辦公家具設計時，首先應從功能的角度出發，收集辦公家具使用者的信息，收集辦公家具旋轉環境相關信息，以此來決定家具材料、結構和外觀形式。一般而言可把辦公家具產品的功能分為四個方面，即技術功能、經濟功能、使用功能與精神功能。
2、材料
材料是構成辦公家具的物質基礎，從辦公家具的發展歷程來看，辦公家具材料呈現出多樣化的特點。盡管辦公家具材料眾多，然而在進行辦公家具定制設計時，對材料進得有目的的選擇使用。
3、辦公家具結構
結構是組成辦公家具零件之間的連接方式。結構對辦公家具的使用者產生的生理和心理的影響。零部件之間聯接方式取決于材料和配件的性能特點，基于人體工程學原理的結構設計可以提高人們的工作效率。
4、辦公用家具的外觀形式
外觀形式是辦公家具的功能和結構的直觀表現。辦公家具的外觀形式依附于結構，但是外觀形式有較大的自由度，同一外觀形式可以采用不同的結構。辦公家具外觀形也可以理解為家具造型給人的產生的第一感覺，具有傳遞信息的作用，直接發揮了辦公家具的審美功能。
